Recrutement

Type de poste

Administratif / Bibliothèque

Localisation

Campus de Marne-la-Vallée

Missions principales

Le laboratoire IMSE (Instrumentation, Modélisation, Simulation et Expérimentation) est un laboratoire de recherche pluridisciplinaire de l’Université Gustave Eiffel rattaché au Département COSYS (Composants et Systèmes). Il regroupe une vingtaine d’agents permanents et accueille une dizaine d’emplois scientifiques temporaires. De plus, le laboratoire IMSE est en charge de la gestion de la plateforme Sense-City, équipement remarquable de l’Université Gustave Eiffel. L’activité autour de Sense-City est en forte augmentation et nécessite un appui administratif qui va au-delà d’un travail de secrétariat pour englober des activités de suivi contractuel.

L’assistant.e de la structure de recherche réalise l’ensemble des missions d’assistance administrative, de secrétariat et de gestion liées aux activités du laboratoire et de la plateforme Sense-City, en apportant toute l’aide nécessaire au personnel. Il-elle assure l’interface entre les agents du laboratoire, les différents services de l’établissement, les partenaires du laboratoire et les prestataires extérieurs.

Missions principales :
• Assurer la gestion administrative et le suivi contractuel des dossiers liés à Sense-City (relations administratives et contractuelles avec des intervenants extérieurs, suivi budgétaire des contrats qui alimentent le budget de Sense-City en lien avec le service des affaires contractuelles de l’établissement)
• Assurer le soutien logistique de l’activité du laboratoire : préparation et suivi des missions, préparation et suivi des achats, gestion des fournitures, organisation logistique de réunions, rédaction des CR des réunions du laboratoire, séminaires, soutenances de thèse, etc
• Assurer le suivi budgétaire et financier du laboratoire en lien avec le·la responsable administratif·ve du département et les gestionnaires référents
• Préparer, traiter et suivre les dossiers de recrutements du personnel non- permanent et des stagiaires, l’accueil des nouveaux arrivants, en lien avec le pôle de ressources humaines de centre
• Gérer les agendas et contrôler les échéances, notamment contractuelles
• Recueillir et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du laboratoire
• Organiser la continuité de service au sein du laboratoire et participer à la continuité de service des assistantes COSYS sur le campus de Marne-la- Vallée.

Catégorie

B

Affectation

Département COSYS / Laboratoire IMSE, Campus de Marne la Vallée

Rattachement hiérarchique

Directeur du laboratoire

Mission d’encadrement

non

Conduite de projet

non

Savoirs

• Connaissance de l’environnement professionnel et des techniques du domaine
• Connaissances en gestion financière et ressources humaines
• Notions en anglais appréciées

Savoir faire

• Application des règles d'usages et des procédures administratives
• Gestion des priorités
• Mise en place des procédures
• Maîtrise des outils bureautiques courants
• Utilisation des outils informatiques spécialisés

Savoir être

• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Respect des règles de discrétion et de confidentialité
• Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
• Rigueur, sens de l’anticipation et de l’initiative

Nombre de postes à pourvoir

1

Employeur

Université Gustave Eiffel

Personnes à contacter :

• Roberto Linguerri Directeur du laboratoire COSYS/IMSE : roberto.linguerri@univ-eiffel.fr
• Nathalie Botticchio Responsable Administrative du département COSYS : nathalie.botticchio@univ-eiffel.fr
• Service recrutement : drh-recrutement@univ-eiffel.fr