Concours ITA

Concours interne / externe

Concours externe

Branche d'activité

BAP J

Localisation

Campus de Nantes

Catégorie

A

Corps

Ingénieur d'études

Affectation

Département GERS

Rattachement hiérarchique

Directeur du département

Mission d’encadrement

oui

Conduite de projet

oui

Nombre de postes à pourvoir

1

Missions principales

Le·la responsable administratif·ve de département (RAD) assiste le directeur et ses adjoints dans la coordination et de la gestion du département GERS de l’Université Gustave Eiffel. Il·elle assure le pilotage administratif (animation et gestion, budget et comptabilité, ressources humaines, qualité, hygiène et sécurité et communication) et ce dans un environnement multi-sites, et prochainement multi-tutelles (projet de création d’UMR).

Il·elle est membre du comité de direction du département et est l’interlocuteur·e privilégié·e des différents services de l’Université (budget, contrats, ressources humaines), des partenaires du département et des prestataires extérieurs.

Il·elle a plus particulièrement en charge de :

• Gérer les instances de gouvernance de la composante (comités de direction, conseils).
• Exercer un rôle de conseiller auprès de la direction du département, en particulier sur les aspects touchant à l'organisation et au fonctionnement administratif, financier, RH et technique.
• Préparer et assurer le suivi des contrats et des conventions. Suivre l’alimentation de la base de données ALICE.
• Veiller à la régularité des actes, des décisions et des procédures financières. Suivre l’évolution des procédures internes et de la réglementation du domaine de gestion.   
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
• Préparer le budget du département, suivre sa mise en place et son exécution en fonction des échéanciers prévisionnels, en liaison avec les partenaires institutionnels. Analyser les dépenses.
• Encadrer et animer l’équipe des assistantes administratives du département et celle des correspondants (qualité, hygiène et sécurité et communication).
• Coordonner l’organisation des dossiers de la composante en lien avec les assistantes administratives et les correspondants.
• Préparer les documents rendant compte de l’activité du département : rapport annuel d’activité, évaluation périodique du département (HCERES).
• Suivre les campagnes d’évaluation et de promotion des agents, préparer les publications de postes vacants et les concours internes au département.
• Organiser des évènements : assemblée générale du département, séminaires, journées des doctorants, colloques, etc.
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, achats, déplacements, organisation de réunions) de l'activité du département.
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’université et les partenaires extérieurs.
• Mettre place des actions de communication en interne et en externe, suivre et actualiser régulièrement les sites intranet et internet du département, et le réseau LinkedIn.

Savoirs

Culture administrative

Environnement des EPSCP

Gestion budgétaire et comptable

Organisation, méthode et processus

 Bureautique et outils collaboratifs

Savoir faire

Elaborer un budget

Planifier

Concevoir des tableaux de bord

Rendre compte

Communiquer

Travailler en équipe

Savoir être

Être autonome

Savoir s’adapter

Sens de l’organisation

Être réactif

Être rigoureux / fiable

Sens relationnel