Mobilités externes

Localisation

Campus de Lyon, Campus de Marne-la-Vallée

Missions principales

Au sein de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et institutionnelles (20 agents) et sous l’autorité de la responsable des instances, le/la gestionnaire assure le secrétariat et la gestion des instances de l'Université (conseils centraux, instances du dialogue social et comités, etc). Il/Elle veille à l’organisation de la logistique des séances en lien avec les services concernés ainsi que les réunions préparatoires.

Missions principales :

• Centraliser, archiver, sécuriser et diffuser les documents de ces instances.
• Suivre et anticiper les échéances au regard du calendrier universitaire et des retro-plannings prévisionnels ;
• Participer aux réunions préparatoires ainsi qu’aux séances, veiller à leur bon déroulement et en assurer l'organisation matérielle en présentiel ou en distanciel ;
• Réserver les salles ou programmer les visioconférences pour les réunions ;
• Identifier et rassembler les documents préparatoires des séances ;
• Rédiger les ordres du jour et convocations et en assurer la diffusion ;
• Préparer, mettre en forme et diffuser les documents afférents aux séances aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt de documents, gestion électronique de documents) et s’assurer de leur actualisation ;
• Etre garant de la bonne gestion de la séance en mode présentiel ou distanciel (accueil des participants, recensement des présences, prise de notes, relevé des votes, etc) ;
• Rédiger et/ou veiller à la rédaction des procès-verbaux, des comptes-rendus, délibérations et autres documents de suivi et en assurer la diffusion ;
• Veiller à anticiper les fins de mandat en lien avec les personnes en charge des élections et mettre à jour la composition des membres et invités aux instances et conseils ;
• Archiver les documents des réunions ;
• Contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI, notamment par la sécurisation des procédures ;
• Mettre à jour des pages intranet de la DGD-AJI.

Le poste implique des déplacements lors des séances organisées en présentiel.

Catégorie

B

Affectation

DGd-AJI

Mission d’encadrement

non

Conduite de projet

non

Savoirs

Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche ainsi que celui d’un établissement public serait un plus.

Savoir faire

Prioriser et respecter les délais et échéances

Appliquer la règlementation

Capacité rédactionnelle de comptes rendus et courriers

Bonne maitrise des outils bureautiques et des systèmes

Savoir être

Qualités relationnelles, diplomatie

Sens de la confidentialité

Sens de l'organisation et rigueur

Réactivité, disponibilité, autonomie

Adaptabilité au changement

Nombre de postes à pourvoir

1

Personnes à contacter :

Vous déposez votre CV par mail aux adresses : 

lois.sanchez@univ-eiffel.fr et rochdi.saffi@univ-eiffel.fr.

Contacts :

stephanie.neibecker@univ-eiffel.fr

Contact au service des personnels enseignants à l'adresse mail suivante :

rochdi.saffi@univ-eiffel.fr