Assistant(e) à la direction du département Composants et Systèmes (COSYS)
L'Université Gustave Eiffel recrute pour le département Composants et systèmes (COSYS) un(une) assistant(e) à la direction du département.
Type de poste
B
Localisation
Campus de Marne-la-Vallée
Missions principales
Sous l’autorité directe du·de la directeur·rice de département et en lien avec lui·elle : assiste l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne de son travail.
Missions principales :
Gestion du secrétariat de la direction du département :
• Accueil, information et orientation des visiteurs,
• Traitement du courrier : réception, enregistrement, mise en signature et diffusion,
• Traitement et classement des documents reçus et produits,
• Gestion logistique des réunions, séminaires et conférences,
• Tenue des agendas.
Gestion financière :
• Organiser les missions (établir les OM et les états de frais des personnes de la direction),
• Gérer les achats de la direction du département,
• Réaliser des tableaux de bord et suivi du budget,
• Collaborer aux points budgétaires réguliers.
Gestion des RH :
• Montage et suivi des dossiers administratifs de recrutements des non permanents et stagiaires,
• Accompagnement administratif des personnels non-permanents et des stagiaires recrutés.
• Communication :
• Assurer la mise à jour régulière du site web du département et des réseaux sociaux.
Missions complémentaires :
• Apporter un soutien aux référents indicateurs pour assurer le suivi des indicateurs d’activité du département,
• Participer à la continuité de service des assistantes COSYS sur tous les campus.
Famille professionnelle
Le poste est ouvert uniquement aux fonctionnaires.
Affectation
Département Composants et Systèmes
Rattachement hiérarchique
Directeur.trice du département
Mission d’encadrement
non
Conduite de projet
non
Savoirs
- Connaissance de l’environnement professionnel et des techniques du domaine
- Connaissances en gestion financière et ressources humaines
- Notions en Anglais appréciées
Savoir faire
• Application des règles d’usages et des procédures administratives
• Gestion des priorités
• Mise en place les procédures
• Maîtrise des outils bureautiques courants
• Utilisation des outils informatiques spécialisés
Savoir être
• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Respecter les règles de discrétion et de confidentialité
• Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
• Rigueur, sens de l’anticipation et de l’initiative
Nombre de postes à pourvoir
1
Employeur
Université Gustave Eiffel
Personnes à contacter :
Nathalie Botticchio : nathalie.botticchio@univ-eiffel.fr
Nicolas Hautière : nicolas.hautiere@univ-eiffel.fr
Service recrutement : drh-recrutement@univ-eiffel.fr